Si todos pensamos en un archivo documental de una empresa, nos viene a la mente estanterías enormes y cajones con infinidad de carpetas. Todas las empresas tienen la necesidad de organizar la documentación y las copias en papel están ocupando ya un segundo plano.
Las empresas generan una gran cantidad de información que crece día a día. En la mayoría de casos la ley exige que se conserve dicha documentación determinados años que varían en función de si es ámbito laboral, fiscal, mercantil, civil, etc. Si nos parasemos a pensar el tiempo que le destinamos a organizar el típico archivo de una empresa, nos daríamos cuenta del gran tiempo dedicado al mismo, a lo que habría que sumarle el tiempo que destinamos a buscar un documento en cuestión.
Todo ello nos hace plantearnos que una gestión documental es una gran solución, que ofrece la información de forma organizada y eficiente.
¿Qué es la gestión documental en una empresa?
La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión documental?
Son muchas las ventajas de un sistema de gestión documental, pero de entre todas vamos a destacar las siguientes:
Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).
Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.
Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos
Control de Seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
Trabajo Colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible desde cualquier punto.
Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio disponible en el archivo.
Consejos para mejorar la gestión documental
Transformar los documentos en papel a formato electrónico: Esto nos evitaría entre otras cosas la perdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc…
Centralizar todos los documentos de la empresa
Catalogar la documentación con categorías, subcategorías y metadatos da como resultado que sea más fácil de organizar, buscar y recuperar. Un buscador por palabras clave puede facilitar resultados en pocos segundos.
Establecer usuarios con perfiles de seguridad, donde los usuarios puedan acceder a la documentación que tengan acceso, evitando que se acceda a documentación sin permiso.
Articulo extraído de https://www.clavei.es/
Autora: Cristina Sereno